تُعدّ الطلبات الرسمية وسيلة أساسية للتواصل مع الجهات الحكومية أو الشركات أو المؤسسات المختلفة. لكن في كثير من الأحيان، يتم رفض الطلب أو تجاهله ليس بسبب مضمونه، بل بسبب طريقة صياغته.
في هذا المقال، نستعرض 5 نصائح أساسية تساعدك على كتابة طلب رسمي واضح ومنظّم يزيد من فرص فهمه والتعامل معه بالشكل الصحيح.
1. حدّد هدف الطلب من البداية
ابدأ طلبك بجملة واضحة توضّح الغرض منه دون مقدمات طويلة. الجهة المستقبِلة تريد أن تفهم بسرعة: ماذا تطلب؟ ولماذا؟
الوضوح في البداية يسهّل قراءة باقي الطلب ويمنع سوء الفهم.
2. استخدم لغة رسمية وبسيطة
اللغة الرسمية لا تعني التعقيد أو استخدام كلمات صعبة. اكتب بلغة محترمة، مباشرة، وخالية من العبارات العاطفية أو الانفعالية.
تجنّب:
- المبالغة
- الاتهامات
- الأسلوب الهجومي
واحرص على أن تكون الجمل قصيرة وواضحة.
3. نظّم المعلومات بتسلسل منطقي
قسّم الطلب إلى فقرات واضحة:
- خلفية مختصرة عن الموضوع.
- شرح المشكلة أو الطلب بالتفصيل.
- ما تتوقعه أو تطلبه بشكل محدد في النهاية.
التنظيم الجيد يساعد القارئ على متابعة الفكرة دون تشويش.
4. أرفق التفاصيل الضرورية فقط
اذكر المعلومات المهمة المرتبطة بالطلب مثل:
- أرقام طلبات أو معاملات (إن وجدت).
- تواريخ ذات صلة.
- أسماء جهات أو خدمات مرتبطة بالشكوى.
وتجنّب إدخال تفاصيل غير ضرورية قد تشتّت الفكرة الأساسية.
5. اختم الطلب بشكل مهذّب وواضح
في نهاية الطلب، استخدم عبارة ختامية محترمة توضح أنك بانتظار الرد أو النظر في الطلب.
الخاتمة الجيدة تعكس الجدية والاحترام المتبادل.
خلاصة
صياغة الطلبات الرسمية بشكل صحيح لا تحتاج إلى خبرة قانونية، بل إلى وضوح، تنظيم، ولغة مناسبة.
إذا كنت تواجه صعوبة في تنظيم طلبك أو صياغته بشكل واضح، فإن الاستعانة بمراجعة أو إعادة صياغة قد تساعدك على تقديمه بصورة أفضل.